Les confinements du printemps puis de l’automne 2020 ont été synonymes pour de nombreux salariés d’une transition rapide de leur activité vers un télétravail subi dans l'urgence. En effet, la crise sanitaire a poussé les employeurs à recourir massivement au télétravail. En France par exemple, 39% des salariés des entreprises de plus de 10 salariés officiaient à distance au mois de mai 2020. La moitié d’entre eux expérimentaient cette forme d’organisation pour la première fois.

Après des mois de "travail forcé" à domicile pendant le confinement, le travail à distance est aujourd'hui quasiment devenu la nouvelle norme pour de nombreux cadres. En effet, en France, les télétravailleurs représentent maintenant 41 % de l’ensemble des salariés du secteur privé. Cette nouvelle forme de travail a même été plébiscitée par un certain nombre d'entre eux un peu partout dans le monde.
Toutefois, le télétravail n’a pas eu que du bon : il a impact bien réel sur la santé physique des collaborateurs et plus globalement sur la qualité de vie au travail. Dépression, stress, anxiété ou encore déséquilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle due à une hyperconnexion ont aussi explosé depuis le confinement de mars 2020.
Et puis il y a l’isolement. L’isolement n’est pas seulement physique mais surtout psychologique, avec des difficultés à sentir un lien d’appartenance et d’intégration au sein d’un collectif (41% des salarié·e·s en télétravail ont vécu une dégradation du lien social).

Face à cette sensation d’isolement se pose la question de la continuité de la relation collective pilier du partage d’informations, de savoirs et donc de la créativité. Comment réussir à créer une nouvelle expérience collaborateur qui intègre positivement les nombreuses évolutions des repères organisationnels et comportementaux pour maintenir une performance créative ? Comment faire pour que le télétravail ne soit pas un obstacle à l’approche collaborative, pilier de l’innovation ?
 

Le concept d’innovation et comment l’améliorer

Quand on parle d’innovation, vous pensez aux innovations scientifiques ? Aux inventions révolutionnaires ?

Bien que cette conception de l'innovation (qui vient "rejeter la norme" pour "sortir du cadre" et proposer une nouveauté que ce soit pour un produit ou un service) qui se dit innovation de rupture constitue une partie importante de l'ensemble, l'innovation doit être comprise bien plus largement.

Selon le manuel d’Oslo, édité par l’OCDE (L'organisation de coopération et de développement économiques) l’innovation est "la mise en œuvre – la commercialisation ou l’implantation – par une entreprise, et pour la première fois, d’un produit (bien ou service) ou d’un procédé (de production) nouveau ou sensiblement amélioré, d’une nouvelle méthode de commercialisation ou d’une nouvelle méthode organisationnelle dans les pratiques d’une entreprise, l’organisation du lieu de travail ou les relations avec l’extérieur".
En d'autres termes, innover c'est créer de la valeur dans tous les aspects de l'organisation, soit dans la gestion, les processus, les produits et services en proposant de la nouveauté. La nouveauté n’est pas nécessairement une rupture, elle peut être incrémentale et venir simplement introduire, ajouter, une nouveauté à un existant. On serait alors tenté de penser que, par essence, innover en télétravail est assez compliqué car la plupart des activités dans un processus d’innovation sont « télé fragiles », parce qu’informelles, exploratoires, collaboratives…

En effet, vous êtes-vous déjà demandé pourquoi aller au travail améliore l'innovation ? Tout simplement parce que les discussions à la machine à café augmentent la collaboration. Celles-ci aident à affiner les idées des employés. Elles augmentent également le nombre d'employés désireux de travailler sur les meilleures idées, ce qui augmente directement le nombre d'idées mises en œuvre.
Les recherches du Massachusetts Institute of Technology ont montré que les innovateurs qui réussissent établissent une base de confiance autour des micro-interactions qui se produisent sur le lieu de travail.
Les discussions à la machine à café ont aussi un avantage secondaire, souvent méconnu :  une forme subtile de concurrence saine se crée. Elle pousse chaque employé à poursuivre son apprentissage et sa recherche de nouvelles solutions s'intensifie. On souhaite tous éviter tout embarras en ayant des idées convaincantes à partager même lors d’une réunion fortuite avec un café à la main.

Se voir au travail est un cercle vertueux d’innovation

Le consensus est qu’il n’existe pas une solution de référence unique et complète. Il existe cependant une série d'actions qui ont été mises en œuvre par de grandes entreprises, par certains de nos clients et qui se sont avérées efficaces.
La première est de comprendre les moteurs de l'innovation et y sensibiliser le management. Chaque manager doit être pleinement informé du processus d'innovation global et en particulier des facteurs qui augmentent l'innovation chez les travailleurs à distance. Les managers doivent être sensibilisés à l’importance de l'apprentissage, de la collaboration, des réunions fortuites et de la tolérance à la prise de risque. Ces points de connexion informels sont essentiels à la cohésion et à la collaboration au travail, eux-mêmes nécessaires pour la création des liens sociaux et pour l’innovation. Quelques actions simples peuvent avoir des effets très bénéfiques, comme l’utilisation de la caméra dans les échanges par visioconférence. A contrario, il est avéré que les communications par mail et par SMS réduisent simultanément les niveaux d'enthousiasme et de confiance.

 

Le graal : ancrer l’innovation dans la culture

Le grâle, en termes d'innovation, c'est de réussir à en faire un état d'esprit où tous les collaborateurs œuvrent pour une amélioration continue et pensent constamment à proposer des solutions qui sortent des sentiers battus. Que toute l'organisation ait une façon imaginative de faire face au changement.
S’obstiner à créer une culture de la collaboration est une nécessité car les innovateurs qui réussissent établissent une base de confiance autour des micro-interactions sur le lieu du travail comme évoqué plus haut.
Pour le faire concrètement, il est possible de suivre l’exemple :

  • D’une grande agence de la place qui encourage chaque collaborateur à appeler cinq personnes par semaine qu'il aurait normalement rencontré au bureau,
  • Un éditeur qui pérennise des canaux de communication entre le top management et les employés avec une page Yammer.

L’entreprise doit s’évertuer à :

  • S’ouvrir aux idées nouvelles, en favorisant les expressions des idées et les propositions des collaborateurs, des plus simples au plus audacieuses,
  • Intégrer la communication systématiquement autour des problèmes et des opportunités pour leur donner de la visibilité.  Chaque employé rendu ainsi pleinement conscient des enjeux pourra concentrer ses efforts sur les domaines appropriés / à plus fort impact.

La culture de l'innovation passe aussi par le Test & Learn étendu et l'acceptation de l'échec. En effet, Jeff Bezos a souligné l’importance de la prise de risque en déclarant que "Pour inventer, il faut expérimenter, et si vous savez à l’avance que cela fonctionnera, ce n’est pas une expérience. L'échec et l'invention sont des jumeaux inséparables".
 

Faire des erreurs en essayant d'innover est une expérience d'apprentissage et une partie essentielle du cycle d'innovation
Il est important qu’une tolérance à l’erreur soit autorisée pour encourager les collaborateurs. Lorsqu'il n'y a pas d'acceptation des erreurs, les capacités de pensée « perturbatrices » et la volonté d'essayer et de mettre en œuvre de nouvelles idées peuvent être entravées.
En d’autres termes, si en raison d'un système opérationnel trop rigide vos employés ne sont pas autorisés à expérimenter et à "échouer " dans des limites raisonnables, vous manquerez probablement des opportunités de changer et donc de croître.

 

Quelles bonnes pratiques garder en tête ?

Il s’agit d’abord de privilégier le contact humain, à travers certaines actions à fort impact :

  • Récréer des échanges spontanés et créer des opportunités d'interaction sociale, en fort lien avec l’ancrage de l’innovation dans la culture.
    Cela passe notamment par l’établissement de nouvelles routines de réunions sociales en ligne avec la vidéo ou la réalité augmentée et la conception intentionnelle de moments de contacts qui se produisent naturellement dans un environnement de travail physique.
     
  • Développer le réseau interne des collaborateurs
    Dans la mesure où les télétravailleurs n'ont pas les moyens en présentiel de construire leur réseau, ils ont besoin de l'aide directe de leurs coéquipiers pour accélérer la croissance rapide de leurs réseaux internes. Ce réseau augmente considérablement la productivité, le partage et la collaboration.
     
  • Partager ouvertement les intérêts des employés
    Les membres d'une équipe sont plus susceptibles de collaborer avec ceux qui partagent des centres d'intérêts communs. Malheureusement, avec le travail à distance, il est difficile pour des coéquipiers largement dispersés de comprendre pleinement les intérêts de chaque membre de l’équipe.
    Une action possible est de demander à chaque membre de l’équipe de créer et de mettre à jour périodiquement son profil « Ce sur quoi je travaille », et « Qui je suis » pour mettre en évidence son travail actuel, ses intérêts commerciaux et personnels actuels et émergents, ses passe-temps et toute information personnelle qu'il pourrait être disposé à partager afin de tisser des liens plus étroits avec ses collègues.
     
  • Communiquer toujours plus pour rompre l'isolement
    Les travailleurs à distance sont moins susceptibles d'être innovants s'ils se sentent isolés. Les réunions périodiques sont donc essentielles pour eux. Gallup a constaté que les travailleurs à distance qui ont des réunions de feedback avec leurs managers au moins une fois par semaine sont 3 fois plus susceptibles d'être motivés pour faire un travail exceptionnel.
     
  • Consulter et écouter les employés
    Instituer des boucles de feedback régulières avec les employés, en demandant :
  • Si la configuration du travail à distance (organisation, outils à disposition, collaboration, supervision…) répond à leurs besoins,
  • Si elle contribue à leur équilibre travail-vie privée,
  • Ce qui peut être amélioré.

Retrouvons-nous prochainement pour la suite de notre petit manifeste pour une innovation réussie à distance et d’autres idées concrètes pour que le travail à distance continue à susciter des moments Eurêka !

Ibtissam BENSLIMANE
Senior consultante, TNP